Huishoudelijk reglement

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

artikel 1
Ieder lid der vereniging wordt geacht met de inhoud van statuten en huishoudelijk reglement op de hoogte te zijn.

artikel 2
Alleen door zijn toetreden verklaart ieder lid zich te onderwerpen aan de statuten, het huishoudelijk reglement en alle algemene regels, bepalingen en besluiten van de algemene ledenvergadering (ALV) en/of het bestuur.

artikel 3
1. Donateurs zijn zij die met minimaal de contributie betalen om de vereniging te ondersteunen.
2. Donateurs worden op de hoogte gehouden van verenigings activiteiten.

Hoofdstuk 2 Algemene Ledenvergadering

artikel 4
De ALV is het hoogste beslissingsorgaan en heeft het recht beslissingen van het bestuur ongedaan te maken.

artikel 5
Elk lid is bevoegd:
1. De ALV bij te wonen en tijdens deze:
- het woord te voeren
- voorstellen, of amendementen hierop, in te dienen
- stemming over een voorstel te verzoeken
2. Schriftelijke voorstellen ter opneming in de agenda van de eerstvolgende ALV in te dienen bij de secretaris van het bestuur met vermelding van motieven.

artikel 6
1. Het toezicht op het financieel beheer van het bestuur is opgedragen aan de in art. 12 lid 2 Statuten bedoelde kascommissie.
2. De kascommissie houdt naast de jaarlijkse eindcontrole tevens een halfjaarlijkse tussencontrole.

artikel 7
Ten minste twee maal per jaar vindt een ALV plaats. Te weten de Wisselings ALV (WALV) in oktober en de Halfjaarlijkse ALV (HALV) medio maart.

artikel 8
Gelijktijdig met de bijeenroeping van een ALV stelt het bestuur de leden in kennis van de agenda van deze ALV. De agendapunten gaan vergezeld van een toelichting.

artikel 9
1. De agenda kent de volgende verplichte punten:
- opening
- notulen van de vorige vergadering
- ingekomen stukken
- vaststelling van de agenda
- bestuursmededelingen/-besluiten
- WVTTK
- rondvraag en sluiting.
2. De agenda van de WALV en HALV kent tevens als verplichte punten:
- verslag van de voorzitter
- verslag van de secretaris
- verslag van de wedstrijdsecretaris
- verslag van de penningmeester
- verslag van eventuele overige bestuursleden
- verslagen van de commissies

artikel 10.a
Waar in dit hoofdstuk gesproken wordt van leden, worden ook donateurs bedoeld.

artikel 10.b
De notulen van de ALV dienen in het eerstvolgende clubblad gepubliceerd te worden.

Hoofdstuk 3 Het bestuur

artikel 11
Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een wedstrijdsecretaris, tenzij door de ALV is besloten tot een andere verdeling.

artikel 12
Het bestuur heeft de leiding van en draagt verantwoordelijkheid voor alle bijeenkomsten die uitgaan van de vereniging, tenzij de leiding uitdrukkelijk in handen is gelegd van een commissie.

artikel 13
1. Bij zijn aantreden presenteert het bestuur een jaarplan, een begroting voor het komend seizoen en een lijst met de wedstrijden die deel uitmaken van het clubklassement.
2. Mocht er een ander dan het voorgedragen bestuur gekozen worden (door de ALV) dan heeft dit twee weken de tijd om deze zaken naar eigen inzicht in te vullen.

artikel 14
De voorzitter:
1. geeft leiding aan het bestuur.
2. houdt zich op de hoogte van alle zaken die de vereniging aangaan.
3. is het eerste aanspreekpunt bij vragen, opmerkingen en wat dies meer zij.
4. Draagt zorg voor de externe contacten van de vereniging.
5. is afgevaardigde voor de vereniging bij de Sportraad; is aanwezig bij alle vergaderingen van die sportraad; zorgt bij verhindering voor een vervanger.
6. zet zijn handtekening op alle brieven die naar sponsors uitgaan.
7. vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte.
8. dient zich voor het overige voorbeeldig te gedragen.

artikel 15
De secretaris:
1. vervangt de voorzitter bij diens ontstentenis.
2. beheert de correspondentie van de vereniging.
3. is in principe verantwoordelijk voor pers en voorlichting.
4. houdt het verenigingsarchief bij.
5. draagt de verantwoordelijkheid voor het publicatiebord.
6. voldoet verder aan de verwachtingen die aan een secretaris gesteld kunnen worden.

artikel 16
De penningmeester:
1. beheert de gelden van de vereniging en verricht de boekhouding.
2. is verantwoordelijk voor het innen en uitgeven van gelden van de vereniging.
3. houdt het bestuur periodiek op de hoogte van de financiële situatie van de vereniging.
4. draagt er zorg voor dat verenigingsgelden niet voor persoonlijke doeleinden worden aangewend.
5. zorgt voor een zo spoedig mogelijke afwikkeling van ingediende declaraties.
6. is verplicht van alle transacties een kwitantie te vragen en deze ter controle te bewaren.
7. is verplicht de boeken af te sluiten voor de WALV, op een zodanig tijdstip dat de kascommissie in staat is deze boeken te controleren; geeft tenminste twee weken voor de HALV de kascommissie inzicht in de gewenste bescheiden.
8. stelt een begroting op.
9. gedraagt zich zoals het een goed penningmeester betaamt.

artikel 17
De wedstrijdsecretaris:
1. stelt een wedstrijdagenda op,
2. publiceert deze in het cluborgaan,
3. regelt de inschrijving der leden bij 'grote' wedstrijden (dat wil zeggen bij wedstrijden waaraan meerdere leden waaronder de wedstrijdsecretaris, of een door hem aangewezen afgevaardigde, deelnemen),
4. houdt het lopersklassement bij,
5. houdt de clubrecordlijst bij,
6. is betrokken bij alle estafettes en buitenlandse reizen, tenzij een ander bestuurslid zich hiertoe verplicht heeft.
Ten behoeve van buitenlandse wedstrijden wordt in de regel een commissie opgericht; deze regelt in principe alles.
7. verricht voor het overige die taken die van een goed wedstrijdsecretaris verwacht mogen worden.

artikel 17.b
Eventuele andere bestuursleden zijn verplicht hun door de ALV opgelegde taken naar behoren uit te voeren.

artikel 17.c
De in de artikelen 14 tot en met 17 genoemde taken kunnen met toestemming van de ALV anders over de bestuursleden verdeeld worden.

artikel 18
1. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit in verband met werkzaamheden van het bestuur opportuun oordeelt, of op verzoek van tenminste twee van zijn leden, doch minimaal 15 maal per jaar.
2. Afwezige bestuursleden worden van de resultaten op de hoogte gesteld.

artikel 19
1.Bestuursbeslissingen moeten gesteund worden door een meerderheid van het bestuur.
2. Ongeacht het resultaat streeft het bestuur erna om als een geheel naar buiten te treden.

artikel 20
Besluiten van het bestuur die de vereniging aangaan dienen in het clubblad gepubliceerd te worden.

artikel 21
1. Een bestuurslid dient in Rotterdam danwel in de directe nabijheid van Rotterdam woonachtig te zijn.
2. Kan een bestuurslid om welke reden dan ook zijn taken niet langer naar behoren vervullen dan wordt in overleg met de andere bestuursleden zo spoedig mogelijk naar een (gedeeltelijke) vervanger gezocht. Een en ander behoeft bekrachtiging op de eerstvolgende ALV.

Overdracht bestuursbevoegdheden

artikel 22
1. De scheidend voorzitter draagt er zorg voor dat het nieuwe bestuur met ingang van de wisseling bij de Kamer van Koophandel aangemeld is.
2. De scheidend penningmeester draagt er zorg voor dat het nieuwe bestuur met ingang van de wisseling de beschikking heeft over de financiële middelen van de vereniging.

artikel 23
Het nieuwe bestuur stelt de belangrijkste externe contacten binnen een week op de hoogte van de nieuwe bestuursbezetting.

Hoofdstuk 4 Commissies

artikel 24
Het bestuur kan zich laten bijstaan door een commissie.

artikel 25
1. Het instellen van een commissie dient te geschieden, op voordracht van het bestuur, met goedkeuring van de ALV. In voorkomende gevallen kan dit met terugwerkende kracht.
2. Instelling wordt vermeld in het clubblad.

artikel 26
Tenminste een lid van het bestuur wordt toegevoegd aan de commissie. Deze houdt het bestuur bij voortduring op de hoogte van de activiteiten van de commissie.

artikel 27
1. Een commissie bestaat uit tenminste twee leden.
2. Uit haar midden benoemt de commissie een voorzitter die verantwoordelijk is voor het doen en laten van de commissie.
3. De commissieleden gedragen zich zoals het een goed koopman betaamt. Zij zijn niet hoofdelijk aansprakelijk voor gemaakte kosten.

artikel 28
Het bestuur kan een op schrift gestelde opdracht formuleren en een termijn aangeven waarbinnen de opdracht uitgevoerd dient te worden.

artikel 29
Commissies zijn onafhankelijk van het bestuur. Zij zijn echter wel verantwoording schuldig aan het bestuur en de ALV.

artikel 30
De commissies doen de leden kond van al datgene waarvan het verenigingsbelang dat vordert.

artikel 31
Elke commissie die met financiële middelen werkt dient uit haar midden een penningmeester aan te wijzen. Deze is dan verantwoording schuldig aan de penningmeester van het bestuur over de boekhouding en inkomsten/uitgaven. Over alle transacties dienen kwitanties te worden overlegd.

artikel 32
1. In gevallen waarin het bestuur dit wenselijk acht kan het een commissie danwel een of meer leden hiervan ter verantwoording roepen.
2. Dit kan ontzetting uit de commissie tot gevolg hebben.
3. Het bestuur kan in geval van ontzetting zelf of op voordracht van de commissie in de ontstane vacatures voorzien.
4. Een en ander behoeft bekrachtiging tijdens de eerstvolgende ALV.

artikel 33
Een commissielid kan tussentijds aftreden indien het bestuur positief besluit op een schriftelijk met redenen omkleed verzoek daartoe.

Hoofdstuk 5 Wedstrijden

artikel 34
Het bestuur dient zorg te dragen voor organisatie van en publiciteit rond de Erasmusronde in overleg met de sportraad en LV&S.

Binnenlandse wedstrijden

artikel 35
Leden die in het bezit zijn van een wedstrijdlicentie van de KNAU kunnen deelnemen aan de officiële wedstrijden; de overigen starten in het algemeen als recreant.

artikel 36
1. De wedstrijdsecretaris publiceert ruimschoots op tijd de data waarvoor vooringeschreven moet worden. Daar hierbij vooraf door de wedstrijdsecretaris betaald moet worden is inschrijving bindend.
2. Bij alle wedstrijden bestaat overigens de mogelijkheid tot na-inschrijving. De kosten hiervoor zijn doorgaans hoger. Wedstrijdatleten die niet op tijd hebben vooringeschreven kunnen bij na-inschrijving doorgaans slechts als recreant deelnemen.
3. Voor het coördineren van vervoer e.d is het raadzaam uiterlijk de donderdag voor de wedstrijd in te schrijven, schriftelijk op het publicatiebord danwel telefonisch bij de wedstrijdsecretaris.

artikel 37
1. Leden komen in aanmerking voor gedeeltelijke subsidiëring door de Rotter-damse Studenten Sport Raad.2. Vereist hiervoor is dat men in bezit is van een geldige sportkaart, waarvan men het nummer zo spoedig mogelijk doorgeeft aan de wedstrijdsecretaris, en dat men in het voorgeschreven tenue aan de wedstrijd deelneemt (zie hier-voor hoofdstuk 6).

Artikel 37.a
Opgave als deelnemer op inschrijfformulier, bij contactpersoon of bij wedstrijdsecretaris is bindend in verband met te maken (reserverings- en/of inschrijf)kosten. Men is alsdan verplicht de gemaakte kosten te voldoen.

Artikel 37.b
Onvoorziene kosten kunnen verhaald worden op de deelnemers.

Artikel 37.c
Wanneer de vereniging een boete krijgt opgelegd van de Rotterdamse Studenten Sportraad omdat een donateur zonder sportkaart aan trainingen deelneemt, heeft zij de mogelijkheid deze boete in zijn geheel te verhalen op de bewuste donateur.

Buitenlandse wedstrijden

artikel 38
Ten behoeve van buitenlandse wedstrijden wordt in de regel een commissie opgericht; deze regelt in principe alles.

artikel 39
1. Niet-leden kunnen onder voorwaarden mede deelnemen.
2. Indien er sprake is van een maximum aantal deelnemers gaan verenigingsleden altijd voor bij het invullen der plaatsen. Indien een niet-lid alsnog contributie betaalt gelden voor hem dezelfde rechten als voor een lid.
3. Indien afdoende is aangetoond (dit ter beoordeling van het bestuur) dat een niet-lid niet participeert ten detrimente van een lid kan deze zonder extra kosten deelnemen. Hij komt echter niet in aanmerking voor eventuele subsidies.

artikel 40
1. Opgave als deelnemer bij een buitenland-commissie is bindend in verband met te maken (reserverings)kosten. Men is alsdan verplicht de gemaakte kosten te voldoen.
2. De opgave vindt plaats door ondertekening van een contract; tevens dient elke deelnemer een aanbetaling te voldoen. Hiervan kan in bijzondere omstandigheden worden afgeweken.
3. Onvoorziene kosten kunnen verhaald worden op de deelnemers.
4. Bij wanbetaling kan een incassobureau worden ingeschakeld en eventueel een deurwaarder. Wanbetalers zijn alsdan verantwoordelijk voor de door de vereniging gemaakte binnen en buiten gerechtelijke kosten.

Estafettes

artikel 41
Voor estafettes stellen een of meer leden zich beschikbaar om een en ander in commissievorm te organiseren. Inschrijving geschiedt bij deze leden en is bindend. De artikelen 39 en 40 zijn van overeenkomstige toepassing.

Subsidie

artikel 42
Het bestuur kan besluiten bepaalde activiteiten (gedeeltelijk) te subsidiëren. De organisatoren van een activiteit treden hierover in overleg met het bestuur. Indien subsidie bij de sportraad wordt aangevraagd dient een en ander nauwkeurig gecoördineerd te worden.

Klassement

artikel 43
Leden van de vereniging doen automatisch mee aan het verenigingsklassement dat gebaseerd is op een nader te bepalen aantal wedstrijden volgens een nader te benoemen punten verdeling.

Hoofdstuk 6 Herkenningstekens

artikel 44
Als logo van de vereniging fungeert de "Roadrunner" vrij naar het voorbeeld van de tekenfilm van Warner Brothers.

artikel 45
Het verenigings tenue bestaat uit een geel T-shirt, en een paarse broek.

artikel 46
Het T-Shirt is bij de contributie inbegrepen. Andere kledingstukken dienen zelfstandig te worden aangeschaft.

artikel 47
1. Leden dienen bij wedstrijden altijd in het voornoemde tenue aan te treden.
2. Bij koud weer kan er ontheffing verleend worden, door een bestuurslid, op het dragen van een paarse broek. Er mag dan een lange broek worden gedragen.
3. Indien leden aan wedstrijden deelnemen zonder het Roadrunnerstenue te dragen, dan wordt er door het bestuur van de EURR geen subsidie geregeld.

Hoofdstuk 7 Kennismaking

artikel 48
Nieuwe leden krijgen een informatie pakket over kleding, blessures en activiteiten van de vereniging c.q. kunnen een speciaal hiertoe aangelegde map inzien/lenen.

artikel 49
Om de kennismaking soepel te doen verlopen wordt een kennismakingscommissie (keco) opgericht; deze legt haar plannen met betrekking tot de kennismakingstijd ter goedkeuring aan het bestuur voor.

artikel 50
De keco dient een kennismakingsprogramma op te stellen waarin de activiteiten betreffende Eureka week, kennismakings weekend, opvang/begeleiding nieuwe leden alsmede andere activiteiten vermeld staan.

artikel 51
Leden van de keco en van het bestuur dienen in de kennismakings periode (tijdstip nader te bepalen) zo mogelijk op de activiteiten aanwezig te zijn, alsmede zo vaak mogelijk op trainingen te verschijnen.

artikel 52
Het doel van de kennismakingstijd is het kennismaken met de leden, de structuur van de vereniging en de geboden mogelijkheden.

Hoofdstuk 8 Overige

artikel 53
De ledenadministrateur
a. draagt verantwoording voor het bijhouden van de ledenlijst.
b. zorgt voor de publicatie van de ledenlijst, tenminste een maal per jaar, in het clubblad.
c. houdt een lijst bij van oud-leden en donateurs.
d. wordt door het bestuur geïnformeerd over nieuwe leden en opzeggingen van lidmaatschap.

artikel 54
1. Er bestaat een vereniging van oud-leden, deze heet 'Off the Road'.
2. Men kan lid worden door als oud lid van de Erasmus Universiteit Rotterdam Roadrunners minimaal de voor de leden van de vereniging vastgestelde contributie te voldoen.
3. Leden van Off the Road hebben net als donateurs dezelfde rechten als de leden van de vereniging, behalve waar het bestuur van de vereniging anders beslist heeft.
4. Het bestuur van de EURR kan met goedvinden van de ALV besluiten extra activiteiten voor oud-leden te organiseren danwel bepaalde faciliteiten te verstrekken.

artikel 55
1. De redactie van het clubblad is aan niemand verantwoording schuldig bij de bepaling van de inhoud van dit clubblad. Deze inhoud mag echter niet bewust grievend van aard zijn.
2. Er kunnen door het bestuur enige eisen met betrekking tot de vormgeving gesteld worden.
3. Vereist zijn in ieder geval dat de adressen van de bestuursleden en de vereniging op een duidelijke en constante plaats vermeld worden en dat er een wedstrijdagenda gepubliceerd wordt.
4. Er wordt gestreefd naar een jaarlijkse publicatie van een smoelenboek

artikel 56
1. In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.
2. Het recht op interpretatie van dit reglement berust bij het bestuur.

artikel 57
Op verzoek van leden wordt hen een exemplaar van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en/of de ledenlijst tegen kostprijs ter hand gesteld.

artikel 58
1. Tot wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan alleen worden besloten in een daartoe belegde ALV.
2. Veranderingen treden, tenzij de ALV anders bepaalt, na aanneming onmiddellijk in werking.
3. Elke verandering moet door de secretaris van het bestuur schriftelijk ter kennis van de leden worden gebracht.