Huishoudelijk Reglement

For the English version: click here

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

artikel 1
Ieder lid van de Erasmus Universiteit Rotterdam Roadrunners (EURR) wordt geacht van de inhoud van Statuten en Huishoudelijk Reglement op de hoogte te zijn.

artikel 2
Door zijn toetreden verklaart ieder lid zich te schikken naar de statuten, het Huishoudelijk Reglement en alle algemene regels, bepalingen en besluiten van de Algemene Ledenvergadering (ALV) en/of het bestuur.

artikel 3
1. Donateurs zijn zij die minimaal de donateursbijdrage betalen om de vereniging te ondersteunen.
2. Deze donateursbijdrage heeft geen vaste relatie tot de ledencontributie, maar wordt wel net als de ledencontributie door de ALV vastgesteld.
3. Donateurs worden op de hoogte gehouden van verenigingsactiviteiten.

Hoofdstuk 2 Algemene Ledenvergadering

artikel 4
De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het hoogste beslissingsorgaan en heeft het recht beslissingen van het bestuur ongedaan te maken.

artikel 5
Elk lid en donateur is bevoegd:
1. De ALV bij te wonen en tijdens deze:
– het woord te voeren;
– voorstellen, of amendementen hierop, in te dienen;
– stemming over een voorstel te verzoeken;
2. Schriftelijke voorstellen ter opneming in de agenda van de eerstvolgende ALV in te dienen bij de secretaris van het bestuur met vermelding van motieven.

artikel 6
1. Het toezicht op het financieel beheer van het bestuur is opgedragen aan de in Statuten, art. 12 lid 2 bedoelde kascommissie.
2. De kascommissie houdt naast de jaarlijkse eindcontrole tevens een halfjaarlijkse tussencontrole.
3. De kascommissie is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de penningmeester van het bestuur.

artikel 7
Ten minste tweemaal per jaar vindt een ALV plaats. Te weten de Wisselings ALV (WALV) en de Halfjaarlijkse ALV (HALV).

artikel 8
Gelijktijdig met de bijeenroeping van een ALV stelt het bestuur de leden en donateurs in kennis van de agenda van deze ALV. De agendapunten gaan vergezeld van een toelichting en van de notulen van de vorige ALV.

artikel 9
1. De agenda kent de volgende verplichte punten:
– opening
– notulen van de vorige vergadering
– ingekomen stukken
– vaststelling van de agenda
– bestuursmededelingen/ -besluiten
– Trainingen
– WVTTK
– rondvraag en sluiting.
2. De agenda van de WALV en HALV kent tevens als verplichte punten:
– verslag van de voorzitter
– verslag van de secretaris
– verslag van de penningmeester
– verslag van de kascommissie
– verslag van de RvA
– verslag van eventuele overige bestuursleden
– verslagen van de commissies

artikel 10
De notulen van de ALV dienen binnen 2 weken beschikbaar te zijn. Dit dient aan te de leden kenbaar gemaakt te worden.

Hoofdstuk 3 Het bestuur

artikel 11
Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een wedstrijdsecretaris, tenzij door de ALV is besloten tot een andere verdeling.

artikel 12
Het bestuur heeft de leiding van en draagt verantwoordelijkheid voor alle bijeenkomsten die uitgaan van de vereniging. Alleen de leiding kan eventueel worden overgedragen aan een commissie indien dit uitdrukkelijk is vastgelegd.

artikel 13
1. Bij zijn aantreden presenteert het bestuur een jaarplan en een begroting voor het komend seizoen.
2. Mocht er een ander dan het voorgedragen bestuur gekozen worden (door de ALV) dan heeft dit bestuur twee weken de tijd om deze zaken naar eigen inzicht in te vullen.

artikel 14
De voorzitter:
1. geeft leiding aan het bestuur;
2. houdt zich op de hoogte van alle zaken die de vereniging aangaan;
3. is het eerste aanspreekpunt bij vragen, opmerkingen en wat dies meer zij;
4. draagt zorg voor de externe contacten van de vereniging;
5. is afgevaardigde voor de vereniging bij Erasmus Sport en naar andere organen van de Erasmus Universiteit Rotterdam die aanwezigheid van de vereniging vragen of vereisen, zorgt bij verhindering voor een vervanger.
6. vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte;
7. dient zich voor het overige voorbeeldig te gedragen.

artikel 15
De secretaris:
1. vervangt de voorzitter bij diens ontstentenis;
2. beheert de correspondentie van de vereniging;
3. is in principe verantwoordelijk voor pers en voorlichting;
4. houdt het verenigingsarchief bij;
5. draagt verantwoording voor het bijhouden van de ledenlijst;
6. houdt een lijst bij van oud-leden en donateurs;
7. draagt de verantwoordelijkheid voor het publicatiebord;
8. Informeert nieuwe leden over de club;
9. voldoet verder aan de verwachtingen die aan een secretaris gesteld kunnen worden.

artikel 16
De penningmeester:
1. beheert de gelden van de vereniging en verricht de boekhouding;
2. is verantwoordelijk voor het innen en uitgeven van gelden van de vereniging;
3. onderhoudt de contacten met sponsoren en subsidievertrekkers;
4. houdt het bestuur periodiek op de hoogte van de financiële situatie van de vereniging;
5. draagt er zorg voor dat verenigingsgelden niet voor persoonlijke doeleinden worden aangewend;
6. zorgt voor een zo spoedig mogelijke afwikkeling van ingediende declaraties;
7. is verplicht van alle transacties een kwitantie te vragen en deze ter controle te bewaren;
8. Bewaart de complete boekhoudingen volgens de geldende wettelijke bewaartermijn.
9. is verplicht de boeken af te sluiten voor de WALV, op een zodanig tijdstip dat de kascommissie in staat is deze boeken te controleren; geeft tenminste twee weken voor de HALV de kascommissie inzicht in de gewenste bescheiden;
10. stelt een begroting op;
11. controleert en adviseert de commissies van de vereniging op financieel gebied;
12. gedraagt zich zoals het een goed penningmeester betaamt.

artikel 17
De wedstrijdsecretaris:
1. stelt een wedstrijdagenda op;
2. publiceert deze in het cluborgaan;
3. regelt, indien door de organisatie vereist, de inschrijving van de leden bij ‘grote’ wedstrijden (dat wil zeggen bij wedstrijden waaraan meerdere leden waaronder de wedstrijdsecretaris, of een door hem aangewezen afgevaardigde, deelnemen);
4. houdt het algemeen klassement en eventuele andere klassementen bij;
5. houdt de lijst van clubrecords bij;
6. is betrokken bij alle estafettes en buitenlandse reizen, tenzij een (ander) bestuurslid of een commissie van de vereniging zich hiertoe verplicht heeft;
Ten behoeve van buitenlandse wedstrijden wordt in de regel een commissie opgericht; deze regelt in principe alles;
7. verricht voor het overige die taken die van een goed wedstrijdsecretaris verwacht mogen worden.

artikel 18
De in de artikelen 14 tot en met 17 genoemde taken kunnen met toestemming van de ALV anders over de bestuursleden verdeeld worden.

artikel 19
Eventuele andere bestuursleden zijn verplicht hun door de ALV opgelegde taken naar behoren uit te voeren.

artikel 20
1. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit in verband met werkzaamheden van het bestuur nodig vindt, of op verzoek van tenminste twee van zijn leden.
2. Afwezige bestuursleden worden van de resultaten op de hoogte gesteld.

artikel 21
1. Trainer en bestuur overleggen minimaal twee keer per jaar.
2. Actiepunten die hier uit volgen dienen te worden vastgelegd.
3. Het overleg en de actiepunten worden teruggekoppeld aan de ALV.

artikel 22
1. Bestuursbeslissingen moeten gesteund worden door een meerderheid van het bestuur.
2. Ongeacht het resultaat streeft het bestuur ernaar om als een geheel naar buiten te treden.
3. Besluiten van het bestuur die de vereniging aangaan dienen binnen 4 weken gepubliceerd te worden.

artikel 23
Het bestuur kan besluiten bepaalde activiteiten (gedeeltelijk) te subsidiëren. De organisatoren van een activiteit treden hierover in overleg met het bestuur. Indien subsidie bij Erasmus Sport wordt aangevraagd dient een en ander nauwkeurig gecoördineerd te worden.

artikel 24
1. Een bestuurslid dient ernaar te streven regelmatig op trainingen en activiteiten aanwezig te zijn.
2. Kan een bestuurslid om welke reden dan ook zijn taken niet langer naar behoren vervullen dan wordt in overleg met de andere bestuursleden zo spoedig mogelijk naar een (gedeeltelijke) vervanger gezocht. Een en ander behoeft bekrachtiging op de eerstvolgende ALV.
3. Indien naar inzicht van de overige bestuursleden danwel de leden van de vereniging een lid van het dagelijks bestuur niet aan onder lid 1 en 2 van dit artikel genoemde eisen voldoet, dan dient de invulling van deze bestuursfunctie besproken te worden op een speciaal hiertoe uit te roepen ALV.

Overdracht bestuursbevoegdheden

artikel 25
1. De scheidend voorzitter draagt er zorg voor dat het nieuwe bestuur met ingang van de wisseling bij de Kamer van Koophandel aangemeld is.
2. De scheidend penningmeester draagt er zorg voor dat de nieuwe penningmeester met ingang van de wisseling de beschikking heeft over de financiële middelen van de vereniging.
3. De scheidend secretaris draagt er zorg voor dat het nieuwe bestuur met ingang van de wisseling de beschikking heeft over het ledenbestand en het archief van de vereniging.
4. De scheidend wedstrijdsecretaris draagt er zorg voor dat de nieuwe wedstrijdsecretaris met ingang van de wisseling de beschikking heeft over de benodigde klassements- en wedstrijdbestanden.

artikel 26
Het nieuwe bestuur stelt de belangrijkste externe contacten binnen een week op de hoogte van de nieuwe bestuursbezetting.

Hoofdstuk 4 Commissies

artikel 27
Het bestuur kan zich laten bijstaan door een of meerdere commissies.

artikel 28
1. Het instellen van een commissie dient te geschieden, op voordracht van het bestuur, met goedkeuring van de ALV. In voorkomende gevallen kan dit met terugwerkende kracht.
2. Instelling wordt vermeld op de website.

artikel 29
Aan elke commissie wordt een lid van het bestuur toegewezen als contactpersoon. Het bestuurslid houdt het overige bestuur hierbij voortdurend op de hoogte van de activiteiten van de commissie.

artikel 30
1. Een commissie bestaat uit tenminste twee leden.
2. Uit haar midden benoemt de commissie een voorzitter die verantwoordelijk is voor het doen en laten van de commissie.
3. Elke commissie die met financiële middelen werkt dient uit haar midden een penningmeester aan te wijzen. Deze is dan verantwoording schuldig aan de penningmeester van het bestuur over de boekhouding en inkomsten/uitgaven. Van alle transacties dienen kwitanties te worden overlegd.
4. De commissieleden handelen met een zorgvuldigheid zoals in het maatschappelijk verkeer betaamt. Zij zijn niet hoofdelijk aansprakelijk voor gemaakte kosten.

artikel 31
Het bestuur kan een opdracht formuleren en een termijn aangeven waarbinnen de commissie de opdracht dient uit te voeren.

artikel 32
De commissies doen de leden verslag van al datgene waarvan het verenigingsbelang dat vordert.

artikel 33
Een commissielid kan tussentijds aftreden. Het bestuur verleent het ontslag, mits op correcte wijze invulling is gegeven aan de voorgaande artikelen van dit hoofdstuk.

artikel 34
1. In gevallen waarin het bestuur dit wenselijk acht kan het een commissie dan wel een of meer leden hiervan ter verantwoording roepen.
2. Dit kan ontzetting uit de commissie tot gevolg hebben.
3. Het bestuur kan in geval van ontzetting zelf of op voordracht van de commissie in de ontstane vacatures voorzien.

Hoofdstuk 4a Raad van Advies

artikel 34a
1. Er is een Raad van Advies (RvA).
2. De RvA bestaat uit ten minste twee en maximaal vier leden.
3. Toelaatbaar tot de RvA zijn leden en donateurs die bestuurder zijn geweest van een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid.

artikel 34b
1. Het bestuur plaatst via een nieuwsbrief een openbare vacature voor het lidmaatschap van de RvA.
2. Leden en donateurs die volgens artikel 34a lid 3 toelaatbaar zijn mogen reageren.
3. Het bestuur controleert de toelaatbaarheid van de sollicitanten.
4. Het bestuur selecteert twee, drie of vier toelaatbare leden en/of donateurs en draagt die voor tijdens de WALV.
5. Als zich maar twee kandidaten melden worden die van rechtswege voorgedragen.
6. Als zich minder dan twee toelaatbare kandidaten melden draagt het bestuur niemand voor.

artikel 34c
1. Toelaatbare leden en donateurs die niet door het bestuur zijn geselecteerd kunnen zich kandidaatstellen door het bestuur ten minste 24 uur voor de WALV een ingezonden stuk te doen toekomen met die strekking.
2. Bij het ingezonden stuk wordt een bewijs gevoegd waaruit de toelaatbaarheid blijkt.
3. De ALV controleert de toelaatbaarheid van de kandidaten die zich o.g.v. dit artikel kandidaatstellen.
4. De toelaatbare kandidaten worden toegelaten tot de verkiezing.

Artikel 34d
Als alle kandidaten bekend zijn is er ruimte voor discussie en worden de kandidaten in de gelegenheid gesteld om hun kandidatuur toe te lichten.

artikel 34e
1. De verkiezing geschiedt bij een geheime en schriftelijke stemming.
2. Als er minder dan vier kandidaten zijn, wordt er gestemd door per kandidaat ‘voor’ of ‘tegen’ op het stemformulier te schrijven. Dit kan op één formulier voor alle kandidaten. De Kandidaten met meer ‘voor’ dan ‘tegen’ stemmen zijn verkozen.
3. Als er meer dan vier kandidaten zijn, wordt er gestemd door de namen van maximaal vier kandidaten op het stemformulier te schrijven. De kandidaten wier namen het meest zijn opgeschreven én wier namen op meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen staan, zijn gekozen.
4. Als er minder dan twee leden in de RvA zijn gekozen, benoemt het bestuur twee leden voor de RvA zonder acht te slaan op artikel 34a lid 3. Artikel 4 is overeenkomstig van toepassing.

artikel 34f
1. De taken van de RvA zijn:
a. Het helpen bij het inwerken van het nieuwe bestuur, en
b. Het adviseren van het bestuur.
2. De RvA en het bestuur vergaderen voorafgaand aan iedere ALV en verder zo vaak als zij dat beide nodig achten.
3. De RvA adviseert het bestuur altijd gevraagd.
4. De RvA adviseert het bestuur ongevraagd:
a. Bij vergaderingen als in lid 2, en
b. Bij noodgevallen.
5. De RvA en het bestuur spreken van tevoren af wat noodgevallen als in lid 4 sub b zijn.
6. De adviezen van de RvA zijn niet bindend.

Hoofdstuk 5 Verenigingsactiviteiten

artikel 35
Het bestuur dient zorg te dragen voor organisatie van en tijdige publiciteit rond activiteiten die door de vereniging georganiseerd worden.

artikel 36
1. Leden kunnen in aanmerking komen voor subsidiëring door Erasmus Sport.
2. Vereist hiervoor is dat men in bezit is van een geldige sportkaart.

artikel 37
1. Niet-leden kunnen onder voorwaarden mede deelnemen.
2. Indien er sprake is van een maximumaantal deelnemers gaan verenigingsleden altijd voor bij het invullen van de plaatsen. Indien een niet-lid alsnog contributie betaalt gelden voor hem dezelfde rechten als voor een lid.
3. Indien afdoende is aangetoond (dit ter beoordeling van het bestuur) dat een niet lid participeert zonder dat dit ten koste gaat van deelname van een lid kan dit niet-lid zonder extra kosten deelnemen. Hij kan geen aanspraak maken op eventuele subsidies.

artikel 38
1. Opgave als deelnemer bij een activiteit is bindend in verband met te maken (reserveringsen/of inschrijf)kosten. Men is alsdan verplicht de gemaakte kosten te voldoen.
2. Een deelnemer kan gevraagd worden een aanbetaling te voldoen.
3. Onvoorziene kosten kunnen verhaald worden op de deelnemers.
4. Indien een lid een gast aanmeldt kan het lid verantwoordelijk worden gehouden voor eventueel gemaakte kosten van de gast.
5. Bij wanbetaling kan een incassobureau worden ingeschakeld en eventueel een deurwaarder. Wanbetalers zijn alsdan verantwoordelijk voor de door de vereniging gemaakte binnen- en buitengerechtelijke kosten.

Hoofdstuk 6 Wedstrijden

artikel 39
Voor wedstrijden gelden dezelfde regels als het hoofdstuk hiervoor.

artikel 40
De wedstrijdsecretaris publiceert ruimschoots op tijd de data waarvoor vooringeschreven moet worden.

artikel 41
Leden dienen bij wedstrijden indien mogelijk in het verenigingstenue aan te treden.

artikel 42
1. Leden van de vereniging doen automatisch mee aan een klassement dat gebaseerd is op wedstrijden.
2. De wedstrijdsecretaris dient de regels hiervan uiterlijk 30 september van het seizoen vast te stellen en te publiceren. Mocht er voor deze datum geen nieuwe regels zijn vastgesteld gelden dezelfde regels als voorgaand seizoen.

Hoofdstuk 7 Herkenningstekens

artikel 43
Als logo van de vereniging fungeert de verenigingsnaam danwel de tot “EUR Roadrunners” of “EURR” afgekorte verenigingsnaam. De “Roadrunner” vrij naar het voorbeeld van de tekenfilm van Warner Brothers kan ter ondersteuning dienen.

artikel 44
Het verenigingstenue bestaat uit een geel shirt of een geel singlet met het verenigingslogo, en een zwarte broek.

artikel 45
Verenigingskleding is verkrijgbaar bij de vereniging. Het bestuur kan besluiten een of meerdere kledingstukken tegen gereduceerd tarief aan te bieden.

Hoofdstuk 8 Trainingen

artikel 46
1. De vereniging laat zich bijstaan door een trainer en assistent- trainer(s). Voor hen geldt het volgende:
a. de trainer wordt aangesteld, betaald en ontslagen door de directie van de Erasmus Sport;
b. de trainer werkt nauw samen met en is verantwoording schuldig aan het bestuur van de EURR;
c. trainer en bestuur kunnen besluiten een of meerdere assistent- trainers te benoemen die niet noodzakelijk in dienst komen van de Erasmus Sport;
d. de (hoofd) trainer heeft met succes een trainersopleiding afgesloten die door de Atletiekunie erkend is en op loopsport gericht;
e. assistent- trainers volgen de aanwijzingen van de hoofdtrainer op;
2. De (hoofd)trainer is verantwoordelijk voor de trainingstechnische en wedstrijdbegeleidingsaspecten van de atletiek en heeft o.a. tot taken:
a. ontwerpen van een integraal en gevarieerd trainingsplan waarin zowel beginners als ervaren wedstrijdlopers aan bod komen;
b. ontwerpen en bepalen van de inhoud van de trainingen alsmede het realiseren ervan;
c. stimuleren van leden tot het volgen van trainingen en deelnemen aan wedstrijden;
d. training en technische begeleiding van leden.
3. In overleg met bestuur kan de (hoofd)trainer of een van de assistent-trainers zijn takenpakket uitbreiden met o.a. de volgende taken:
a. planning en coördinatie van speciale trainingselementen zoals een beginnerscursus, informatie over kleding en blessures, gasttraining of bijscholing;
b. ondersteuning van het organisatorisch vrijwillig kader.

artikel 47
1. Leden van de vereniging doen automatisch mee aan het Jan Oosterhoff klassement dat gebaseerd is op aanwezigheid bij trainingen.
2. De wedstrijdsecretaris dient de regels hiervan uiterlijk 30 september van het seizoen vast te stellen en te publiceren. Mocht er voor deze datum geen nieuwe regels zijn vastgesteld gelden dezelfde regels als voorgaand seizoen.

artikel 48
Niet-leden mogen ter kennismaking vier trainingen gratis meedoen.

Hoofdstuk 9 Overige

Artikel 49
Het bestuur kan met goedvinden van de ALV besluiten extra activiteiten voor donateurs en/of oud-leden te organiseren danwel bepaalde faciliteiten te verstrekken.

artikel 50
1. De redactie van het clubblad, de “Courier”, is aan niemand verantwoording schuldig bij de bepaling van de inhoud van dit clubblad. Deze inhoud mag echter niet bewust grievend van aard zijn.
2. Er kunnen door het bestuur enige eisen met betrekking tot de vormgeving van het blad gesteld worden.
3. Vereist zijn in ieder geval dat de adressen van de vereniging en de samenstelling van het bestuur en de commissies op een duidelijke en constante plaats vermeld worden.

Artikel 51
Het bestuur heeft de mogelijkheid om een persoon die zich langdurig voor de vereniging heeft ingespannen te benoemen tot ‘lid van verdienste’.
De benoeming dient bekrachtigd te worden door de ALV.
De titel brengt verder geen aanvullende rechten en plichten met zich mee.

artikel 52
1. In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.
2. Het recht op interpretatie van dit reglement berust bij het bestuur.

artikel 53
De Statuten en het Huishoudelijk Reglement kunnen op de website of in het verenigingsblad gepubliceerd worden. Ook de ledenlijst kan in het clubblad of op de website gepubliceerd worden, maar slechts zover de Nederlandse wetgeving betreffende omgang met persoonsgegevens dat toestaat.

artikel 54
1. Tot wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan alleen worden besloten in een daartoe belegde ALV.
2. Veranderingen treden, tenzij de ALV anders bepaalt, na aanneming onmiddellijk in werking.
3. Elke verandering moet door de secretaris van het bestuur schriftelijk ter kennis van de leden worden gebracht.